Cette page présente le règlement général applicable aux concours cosplay organisés par Cospop. Elle précise les conditions de participation, les catégories autorisées, le déroulement des concours et les règles à respecter par les participants.
PARTIE I – INFORMATIONS GÉNÉRALES
1. Présentation générale et informations importantes
– Les participants sont tenus de prendre connaissance attentivement de l’intégralité du présent règlement avant toute inscription ou prise de contact.
– En plus de respecter toutes les lois et les règles en vigueur appliquées dans le pays, les participants doivent être particulièrement attentifs à leur santé, à celle d’autrui, respecter et appliquer les recommandations et les mesures sanitaires mises en place par l’événement.
2. Catégories autorisées
– Pour consulter la liste détaillée des œuvres et catégories autorisées, veuillez vous référer à la page dédiée disponible sur notre site internet.
– Cette liste s’applique exclusivement aux concours organisés par Cospop.
– Dans le cadre de concours nationaux ou internationaux, chaque concours dispose de son propre règlement ; il appartient aux participants de se référer aux règles spécifiques des finales concernées.
3. Organisateurs et contact
– Toute question concernant les concours peut être adressée aux organisateurs par e-mail à l’adresse cosplay@cospop.fr
– Les organisateurs peuvent également être contactés via les réseaux sociaux, notamment sur Instagram (cospopfr).
– En l’absence de réponse, les participants sont invités à se référer au présent règlement, dans lequel figure la réponse à leur question.
PARTIE II – INSCRIPTIONS ET CONDITIONS DE PARTICIPATION
4. Inscriptions
- Les inscriptions doivent être effectuées exclusivement en ligne via les formulaires disponibles sur le site de Cospop (https://cospop.fr/), sur la page dédiée à l’événement.
- Toute inscription incomplète ou non conforme ne pourra être prise en compte et devra être soumise à nouveau dans son intégralité.
- Un e-mail de confirmation de bonne réception de l’inscription sera envoyé dans un délai de 24 heures (merci de vérifier vos courriers indésirables avant de contacter les organisateurs).
- Un e-mail confirmant l’acceptation ou le refus de l’inscription sera envoyé dans un délai maximum de 5 jours après la clôture des inscriptions (merci également de vérifier vos courriers indésirables).
- Aucune modification, notamment concernant le costume ou les médias transmis, ne sera acceptée une fois l’inscription validée.
- Un e-mail récapitulatif contenant l’ensemble des informations pratiques sera envoyé 2 à 3 jours avant l’événement.
5. Limites d’inscription et participation multiple
– Un costume présenté lors d’une journée de concours ne peut pas être représenté lors d’une autre journée de concours.
– L’organisation se réserve le droit de refuser toute inscription ne respectant pas le présent règlement, notamment en cas de dépassement du nombre maximum de participants, de surreprésentation d’un même univers, ou lorsque le costume, le personnage ou la prestation comporte des éléments à caractère nu, sexuel, violent, vulgaire, discriminatoire, haineux, ou contraires à l’ordre public, à la sécurité, à l’image de l’événement ou à la législation en vigueur.
– Il est possible de participer à la fois aux concours solo et groupe, à condition de présenter un costume différent pour chaque passage et d’être en mesure de gérer le changement de costume dans le temps imparti.
– Les règles concernant la réutilisation d’un costume peuvent varier selon les concours. Chaque association organisatrice, ainsi que chaque concours national ou international, applique son propre règlement. Il appartient donc aux participants de se renseigner et de vérifier, pour chaque concours et chaque finale, si la réutilisation d’un costume est autorisée.
– Pour toutes les autres qualifications ou sélections, la réutilisation d’un costume n’est pas autorisée si celui-ci a déjà été présenté ou a remporté un prix lors de la finale d’un concours national ou international.
La présentation d’un costume déjà utilisé lors d’un autre concours peut être autorisée dans certains cas, selon les règles propres à chaque compétition. Toutefois, les jurys valorisent généralement le travail inédit, la progression artistique et l’investissement créatif spécifique à la prestation présentée. À ce titre, un costume déjà présenté auparavant pourra être évalué différemment face à une création entièrement nouvelle réalisée pour le concours.
6. Confirmation de participation
– La confirmation de présence est obligatoire au stand Cospop le jour de la participation.
– Cette confirmation doit être effectuée avant l’horaire qui sera précisé dans l’e-mail récapitulatif envoyé 2 à 3 jours avant l’événement.
7. Accès, entrées et coupe-file
– Les modalités d’accès au coupe-file, les conditions d’entrée à l’événement, ainsi que les éventuels avantages accordés aux participants peuvent varier selon le concours concerné.
– Pour connaître les conditions applicables, il convient de consulter la page dédiée au concours ou à l’événement concerné.
– L’ensemble des informations pratiques et modalités détaillées sera précisé dans les communications officielles de l’organisateur.
8. Annulations
– Toute annulation d’inscription doit être communiquée par e-mail à l’organisateur au plus tard 3 jours avant l’évènement.
– À défaut, le participant pourra se voir refuser la participation aux concours lors de l’édition suivante.
PARTIE III – RÈGLES GÉNÉRALES DU CONCOURS
9. Costumes, accessoires et éléments de décor
Tout accessoire non déclaré à l’avance dans le formulaire d’inscription ne sera pas autorisé sur scène.
Les accessoires fabriqués à la main sont fortement encouragés.
Les accessoires achetés sont autorisés mais auront un impact sur la note finale du jury.
Les organisateurs autorisent au maximum les accessoires suivants :
– un élément de décor ou accessoire de scène, pouvant être transporté par deux organisateurs en un seul aller-retour, d’un poids maximal de 10 kg et de dimensions maximales de 2 m de longueur, 2 m de hauteur et 1 m de profondeur ;
– les accessoires non installés par les organisateurs doivent être portés par les participants pendant leur passage sur scène (aucun aller-retour autorisé) ;
– les organisateurs peuvent fournir au maximum une chaise pour les prestations solo et deux chaises pour les prestations de groupe (à demander dans le formulaire d’inscription) ;
– les chaises peuvent être comptabilisées en plus de l’élément de décor ou accessoire autorisé ;
– aucune table ne sera fournie.
10. Interdictions et limitations
Pour des raisons de sécurité, l’utilisation des éléments suivants est interdite et peut entraîner une disqualification et/ou des poursuites judiciaires :
– armes blanches : toute arme offensive ou tranchante en fer ou en acier, telles que dagues, épées, machettes, couteaux, baïonnettes, etc. ;
– armes à feu : toute arme tirant des cartouches ou des projectiles explosifs, telles que fusils ou pistolets ;
– armes incendiaires : tout dispositif destiné à mettre le feu à des objets ou à provoquer des brûlures ;
– liquides : tout produit liquide, quelle que soit sa composition ;
– tout produit susceptible de salir ou d’endommager la scène ou le lieu : pétards, bombes fumigènes, farine, confettis, paillettes, etc. ;
– machines à fumée (voir exception mentionnée ci-dessus pour les petits systèmes intégrés).
Sont également interdits, sous peine de disqualification :
– les costumes achetés (sauf exceptions spécifiques) : seuls les costumes réalisés par le participant (et/ou avec l’aide de proches) et présentant un intérêt artistique sont acceptés. En cas de doute concernant un costume acheté mais modifié, il convient de contacter l’équipe organisatrice ;
– tout objet, geste ou propos à caractère raciste ou pornographique ;tout objet, geste ou propos provoquant ou incitant à la violence.
Si l’un de ces éléments est constaté pendant le concours, le participant pourra être immédiatement disqualifié. Si ces faits sont découverts après la prestation ou après la remise des prix, ils pourront également entraîner une disqualification a posteriori et le retrait du titre éventuellement attribué. Le cas échéant, cette décision pourra être rendue publique par les organisateurs afin d’assurer la transparence du concours et l’équité entre les participants.
11. Utilisation des outils de production assistée et numériques
L’utilisation d’outils de production assistée ou automatisée (imprimantes 3D, brodeuses numériques, machines de découpe laser ou vinyle, machines de découpe numérique, systèmes d’éclairage ou d’effets lumineux programmables, etc.) est autorisée dans le cadre du concours.
– Concernant le costume et les accessoires, le concours valorise avant tout le travail réellement réalisé par le participant. Sont notamment pris en compte la conception ou l’adaptation personnelle des modèles ou fichiers utilisés, la bonne utilisation des machines, les réglages et finitions, ainsi que l’intégration cohérente des éléments produits au sein du costume.
– L’utilisation de contenus prêts à l’emploi, achetés, fournis par des tiers, sous-traités ou générés automatiquement, sans réel travail personnel, ne peut être valorisée au même titre.
– Les participants doivent être en mesure de présenter, via leur documentation de travail (WIP), des éléments attestant de leur implication dans le projet. Ils doivent également être en mesure de justifier l’origine des fichiers, patrons, modèles ou ressources numériques utilisés dans la réalisation de leur costume ou de leurs accessoires.
– Les organisateurs ou le jury peuvent demander, à tout moment du processus de sélection ou d’évaluation, des éléments permettant d’attester de la création, de la modification ou de l’acquisition légitime de ces ressources (fichiers sources, historiques de travail, captures d’écran, licences d’achat, etc.).
Le jury tient compte du degré de maîtrise des outils et du niveau d’intervention humaine dans l’évaluation finale.
Toute fausse déclaration, dissimulation volontaire ou attribution frauduleuse d’un travail réalisé par un tiers pourra entraîner une disqualification du concours. Si cette situation est découverte après la remise des prix, elle pourra également entraîner une disqualification a posteriori et le retrait du titre éventuellement attribué. Le cas échéant, cette décision pourra être rendue publique par les organisateurs afin d’assurer la transparence du concours et l’équité entre les participants.
12. Utilisation des outils numériques et de l’intelligence artificielle
L’utilisation d’outils numériques, y compris des outils d’intelligence artificielle, est autorisée lorsqu’elle constitue une aide à la conception ou à la préparation, sans se substituer au travail personnel présenté lors du concours.
– Concernant le costume, le concours valorise avant tout le travail réellement réalisé par le participant. Seuls les éléments effectivement conçus, réalisés, modifiés de manière significative ou maîtrisés par le participant sont pris en compte dans l’évaluation. Les éléments issus d’une génération automatisée ou fournis par des tiers, sans réel travail personnel, ne peuvent être valorisés au même titre.
– Concernant la prestation scénique, la narration et la construction de la scène sont évaluées à travers leur mise en œuvre sur scène, leur cohérence et leur efficacité, en lien avec l’investissement créatif réel du participant.
– Concernant les éléments audio et vidéo, les contenus générés automatiquement par des outils d’intelligence artificielle (voix, dialogues, images, séquences vidéo) ne peuvent être valorisés au même titre qu’un travail créatif humain et sont susceptibles d’avoir un impact sur l’évaluation.
– Toute utilisation d’outils d’intelligence artificielle doit être déclarée lors de l’inscription et est susceptible d’avoir un impact sur la notation
Le jury tient compte du degré de maîtrise des outils numériques et du niveau d’intervention humaine dans l’évaluation finale.
Toute dissimulation volontaire de l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle ou de génération automatisée pourra entraîner une disqualification du concours. Si cette dissimulation est découverte après la remise des prix, elle pourra également entraîner une disqualification a posteriori et le retrait du titre éventuellement attribué. Le cas échéant, cette décision pourra être rendue publique par les organisateurs afin d’assurer la transparence du concours et l’équité entre les participants.
PARTIE IV – MÉDIAS, TECHNIQUE ET SCÈNE
13. Médias requis et formats acceptés
Les éléments suivants doivent obligatoirement être fournis :
Images de référence
Une image, ou de préférence plusieurs images de qualité, représentant le ou les personnages de la tête aux pieds.
Une vue arrière du costume constitue un plus pour l’évaluation, tout comme les détails des accessoires.
Attention : il doit s’agir d’images du ou des personnages incarnés, et non de photos du participant.
Photos de Work in Progress (WIP)
Environ dix photos d’avancement par costume, incluant les accessoires et les éléments de décor de scène, à l’exception des costumes achetés autorisés.
Un fichier audio OU un fichier vidéo, selon le concours concerné.
14. Fichier audio
Format : MP3 ou WAV uniquement
Débit : 256 kbps minimum
Exigences :
– son normalisé (pas de saturation excessive ni de variations brutales de volume) ;
– dialogues audibles (qualité suffisante, musique ne couvrant pas les voix) ;
– absence de propos vulgaires, haineux ou discriminatoires ;
– le fichier audio doit être préalablement découpé afin de respecter le temps de passage imparti.
Musique : de préférence libre de droits.
15. Fichier vidéo
Format : MP4 uniquement
Résolution / dimensions : hauteur minimale 720p, format horizontal
Taille maximale du fichier : 500 Mo
16. Contraintes audio et vidéo
L’audio de la vidéo doit respecter les exigences mentionnées ci-dessus.
Le son doit être intégré directement dans le fichier vidéo ; aucun fichier audio séparé ne sera accepté.
Les liens vers YouTube, TikTok ou toute autre plateforme d’hébergement vidéo sont interdits.
La vidéo peut être réalisée avec l’aide d’un tiers ; cette assistance doit obligatoirement être déclarée dans le formulaire d’inscription.
Les prestations en direct ne sont pas autorisées. Aucun micro ne sera fourni aux participants.
Des sous-titres en français sont obligatoires si la prestation est dans une autre langue. Formats acceptés : SRT, SSA ou ASS uniquement. L’équipe organisatrice attire l’attention sur l’importance d’une orthographe correcte et se charge de l’intégration des sous-titres.
En cas de difficulté, les participants sont invités à contacter les organisateurs.
L’association organisatrice ne saurait être tenue responsable de la qualité du matériel disponible sur place (son, vidéo, scène, etc.).
17. Accompagnants et ninjas de scène
La présence d’un accompagnant dans les loges et/ou en coulisses doit être validée par l’équipe organisatrice lors de l’inscription en ligne (formulaire d’inscription). L’organisation se réserve le droit d’évaluer la pertinence d’une telle présence.
Un accompagnant peut être autorisé notamment dans les cas suivants :
– le participant est mineur ;
– le participant est en situation de handicap ;
– le costume nécessite l’utilisation de body paint ;
– le costume est particulièrement volumineux ou contraignant.
Les accompagnants ne bénéficient pas de l’entrée gratuite.
Dans le cas d’un ninja de scène, celui-ci doit rester discret, limiter sa présence aux moments strictement nécessaires, éviter de rester inutilement dans les loges ou en coulisses, et ne pas gêner la circulation ou l’organisation.
L’organisation se réserve le droit de restreindre son accès ou de lui demander de quitter les loges, les coulisses ou l’événement en cas de comportement inapproprié ou de perturbation du bon déroulement du concours.
PARTIE V – PRÉSENTATION ET DÉROULÉ DES CONCOURS COSPLAY
Méthode de sélection
Premier arrivé, premier servi (si le dossier est complet et sans erreur).
Catégories autorisées
Sont autorisés les costumes issus d’œuvres de pop-culture disposant de références officielles, dans le respect des règles définies par le présent règlement.
En cas de doute, les participants sont invités à consulter la page dédiée sur le site, puis à contacter les organisateurs si la réponse ne s’y trouve pas.
Conditions particulières
– La prestation est obligatoire.
– Les participants s’étant fait aider pour la réalisation de leur costume (par des proches, famille ou amis), ayant largement customisé un costume existant ou utilisant un costume acheté ne sont pas autorisés à participer à ce concours.
– Les accessoiristes de type « ninja de scène » ne sont pas autorisés.
Limite d’âge
– Le concours est ouvert aux participants âgés de 18 ans et plus.
Exemple d’autorisation parentale à apporter le jour du concours : https://bit.ly/CP-Autorisation (à télécharger Fichier>Télécharger ou à recopier).
Temps de passage
– Solo : entre 1 minute et 1 minute 30 maximum
– Groupe : entre 1 minute 30 et 2 minutes 30 maximum
– Groupes de 8 participants ou plus : entre 1 minute 30 et 3 minutes maximum
PARTIE VI – JUGEMENT ET RÉCOMPENSES
18. Jugement
– Les participants seront jugés avant ou après le concours ; les horaires seront communiqués dans l’e-mail récapitulatif.
– La durée de chaque passage sera également indiquée dans l’e-mail récapitulatif.
– Les notes attribuées, ainsi que le reste du classement, resteront confidentielles et ne pourront pas être demandées aux membres du jury ni aux organisateurs.
Les jurys évaluent les costumes et les prestations sur la base des critères détaillés ci-dessous. Ils valorisent particulièrement les créations et prestations conçues spécifiquement pour le concours, ainsi que l’investissement artistique et créatif des participants. Un costume ou une prestation déjà présentés lors d’un autre concours peuvent être acceptés lorsque cela est autorisé par le règlement applicable, mais pourront être évalués différemment face à une création ou une performance entièrement nouvelle ou significativement retravaillée pour l’événement.
19. Critères de jugement
Critères de jugement du costume – 50 points
– Difficulté et technicité : 10 points (complexité du costume, diversité des techniques employées, niveau de maîtrise requis)
– Qualité de la couture et de la fabrication : 15 points (finition, solidité, précision des assemblages, propreté générale)
– Choix des tissus et matériaux : 10 points (pertinence des matériaux utilisés par rapport au rendu visuel, à l’univers du personnage et aux contraintes de scène)
– Ressemblance : 10 points (fidélité au design d’origine ou cohérence de la réinterprétation proposée)
– Mobilité : 5 points (capacité à se déplacer, à jouer et à performer sans contrainte excessive)
Critères de jugement de la prestation – 50 points
– Qualité du jeu de scène et rôle-play : 15 points (incarnation du personnage, présence scénique, expressivité, engagement corporel et émotionnel)
– Construction, rythme et lisibilité de la prestation : 10 points (structure de la scène, enchaînements, rythme, clarté de l’histoire racontée pour le public)
– Respect de l’œuvre : 5 points (cohérence avec l’univers d’origine, codes du personnage, fidélité ou réinterprétation assumée)
– Réalisation technique (audio et vidéo) : 10 points (qualité sonore, synchronisation, gestion des supports audio/vidéo, lisibilité visuelle)
– Originalité, créativité et utilisation des décors et accessoires de scène : 10 points (pertinence artistique des idées proposées, mise en valeur des éléments scéniques et apport créatif personnel)
Critères spécifiques aux prestations de groupe
– Homogénéité des costumes : 10 points (cohérence visuelle entre les costumes, unité de style, de niveau de finition, respect de l’univers commun, équilibre entre les membres du groupe)
– Cohérence et synchronisation de la prestation : 10 points (interaction entre les membres, coordination des déplacements, lisibilité de la mise en scène collective, rythme et cohésion du groupe sur scène)
20. Remise des prix
L’horaire de la remise des prix sera communiqué ultérieurement. Le nombre de récompenses peut varier en fonction des organisateurs, des concours et des décisions du jury prises sur place.
PARTIE VII – DISPOSITIONS FINALES
21. Loges
– Les loges sont accessibles uniquement aux participants inscrits le jour du concours ainsi qu’aux accompagnants autorisés, munis d’un bracelet fourni par les organisateurs lors de la confirmation d’inscription sur place.
– L’accès aux loges sera contrôlé, mais l’intérieur des loges ne sera pas surveillé.
– Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables des vols commis à l’intérieur des loges.
– Il est interdit de salir les lieux ou d’utiliser des produits ou outils susceptibles d’endommager le site (bombes aérosols, peinture, cutters, coupe de perruques, etc.).
– Toute infraction pourra entraîner une exclusion immédiate des loges ainsi qu’une interdiction de participation à tout concours cosplay, sans préjudice des éventuelles demandes de dommages et intérêts que Cospop ou l’événement pourraient engager.
Les participants doivent nettoyer et libérer les loges à l’horaire indiqué par les organisateurs. À défaut, leurs effets personnels seront déposés aux objets trouvés.
22. Propriété intellectuelle, droit à l’image et responsabilités
En acceptant le présent règlement, chaque participant autorise Cospop, les organisateurs du concours, l’organisateur de l’événement ainsi que leurs partenaires médias éventuels à utiliser son image, sa voix et sa prestation à des fins photographiques, vidéo et audio, réalisées pendant l’événement. Ces contenus peuvent être diffusés, reproduits ou publiés sur tout support de communication (sites internet, réseaux sociaux, supports promotionnels, presse, captations vidéo, archives de l’événement, etc.), sans limitation de durée et sans contrepartie financière.
23. Sanctions et manquements au règlement
– Tout participant reconnu directement ou indirectement responsable d’actes de vandalisme, de vol, d’agression physique ou verbale, de comportement choquant ou de tout acte similaire pendant le concours fera l’objet d’une disqualification immédiate et définitive, sans préjudice de toute action civile ou pénale pouvant être engagée conformément à la législation en vigueur.
– Il est strictement interdit de divulguer des données personnelles, des informations privées ou des informations confidentielles concernant un autre participant, un membre de l’organisation, un membre du jury ou tout tiers.
– Des sanctions peuvent être prononcées par le jury et/ou les organisateurs, y compris après le concours, en cas de manquement grave au règlement ou de comportement inapproprié, notamment en cas de manque de respect envers un autre participant, de diffamation, de plagiat, de tricherie ou de toute action perturbant le bon déroulement du concours.
– Ces sanctions peuvent inclure, sans s’y limiter : la disqualification, le retrait de points, la révision des classements, une interdiction temporaire ou définitive de participation.
24. Protection des données personnelles (RGPD)
– Les informations recueillies dans les formulaires d’inscription sont enregistrées dans un fichier informatisé par l’association Cospop, responsable du traitement.
– Ces données sont collectées et traitées sur la base du consentement des participants, dans le cadre de l’organisation, de la gestion et du suivi des concours et défilés cosplay.
– Les données collectées sont destinées exclusivement à l’association Cospop et ne sont pas transmises à des tiers, sauf obligation légale ou nécessité liée à l’organisation de l’événement.
– Les données personnelles sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de leur collecte.
– Conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants concernant vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit d’effacement, droit à la limitation du traitement.
Pour exercer ces droits ou pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter l’association Cospop.
25. Modification du règlement
Les organisateurs se réservent le droit de modifier le présent règlement si les circonstances l’exigent ou en cas de force majeure. Toute modification sera communiquée aux participants et s’appliquera dès sa publication.
